Diagramy i analizy materiałów w SAP LIS

Dziś chciałbym Wam nieco opowiedzieć o odkryciu, które zrewolucjonizowało moją metodę uzyskania danych do analizy. Każdy z nas ma swój własny sposób, na uzyskanie danych z SAP. Bez względu na to, czy celem danych jest proces planowania, kontroli lub analizy wąskich gardeł – źródło danych jest to samo (baza danych SAP). Dla osoby pracującej w dziale produkcji, zaopatrzenia, sprzedaży czy controllingu sam proces analizy danych wygląda podobnie. Liczy się tutaj umiejętność wykorzystania i prezentacji dostępnych informacji i na szczęście zrobi to za nas system, dzięki narzędziom SAP LIS. Po kilku kliknięciach możemy dostać na tacy wynik analizy, nawet przedstawiony w formie graficznej. Do nas należy już tylko jego interpretacja i wyciągnięcie wniosków.

Idę o zakład, że połowa z Was już w połowie wstępu stwierdziła, iż bardzo to ukoloryzowałem. Cóż to za bajki!? Przecież aby uzyskać dane w SAP trzeba przejść przez szereg transakcji, a następnie spędzić pół dnia w Excelu tylko po to by posklejać dane w jedną całość. Następnie, pozostaje pisanie formuł. Jeszcze niespełna dwa tygodnie temu, też tak myślałem. Skąd bierze się takie myślenie? Z braku wiedzy o SAP? No nie do końca.

Zestaw transakcji systemów informacyjnych SAP – przydatne czy nie?

Przecież w sieci znajdziemy mnóstwo materiałów na temat SAP BI oraz wszelkiej analityki biznesowej przy użyciu SAP. Mnóstwo kolorowych, prześlicznych wykresów, które na wyciągnięcie ręki posiadają różne firmy pracujące na SAP. Szkoda tylko, że nie ma czegoś takiego w tej, w której pracuje – tak kiedyś myślałem. Jakieś trzy lata temu pojawił się świetny artykuł Dominika Tylczyńskiego na temat wykorzystania gotowych raportów dzięki SAP LIS. Przyznam, że czytałem go kilka razy i nie mogłem uwierzyć, że każdy z nas posiada w standardzie takie narzędzie. Szybko zabrałem się za sprawdzenie tego u siebie i cały entuzjazm zastąpiony został rozczarowaniem.

Stwierdziłem, że wspomniany artykuł był bardzo naciągany a żeby wyciągnąć takie „przypudrowane” dane z SAP trzeba posiadać wiedzę na poziomie profesora. Przetestowałem wspomniane transakcje i wyświetlony wynik totalnie nic mi nie mówił. Poza tym szukając wiedzy o raportach LIS, wszędzie natrafiałem na informacje, zapowiadające rychły koniec wsparcia tej funkcjonalności w SAP. Nawet informacje zawarte w wikipedii zwracają uwagę na fakt, iż wykorzystywanie LIS należy do rzadkości. Podobno powód tkwi w zbyt wysokich wymaganiach względem raportów, które przekraczają możliwości Logistics Information System.

Odpuściłem więc ten temat i powróciłem do wspomnianego przeze mnie Excela.

Analiza ABC w Excelu

Przygotowując roczną analizę ABC, jak zwykle skorzystałem z transakcji COHV. Uwielbiam tą transakcję. To jest kopalnia wiedzy i wór informacji o zleceniach produkcyjnych i wszelkich procesach z nimi związanych. Problem jednak tkwi w metodzie uzyskania tych danych. Aby uzyskać gotowy wynik analizy ABC, dla komponentów zleceń produkcyjnych, potrzebowałem średnio dwóch dni. Najpierw segregacja zleceń, żeby uwzględnić materiały tylko rzeczywiście pobrane. Następnie zrzut danych do Excela miesiąc po miesiącu, gdzie każdy zrzut zajmuje około pół godziny. Nie ma mowy o eksportowaniu wszystkiego na raz. Następnie łączenie 12 plików (osobno dla każdego miesiąca) w jedno wspólne, surowe źródło danych, które wymaga dalszych obróbek i przeliczeń. Jednym słowem kupa roboty. A jeśli zmienią się założenia lub przeliczniki klasyfikacji ABC to cała historia powtarza się od nowa.

Pewnego dnia przyszło mi do głowy pytanie: czy naprawdę nie ma w SAP lepszego narzędzia? Przecież to jest niemożliwe. Przypomniałem sobie o artykule Dominika na temat LIS i z nutką sceptycyzmu do niego powróciłem. Pomyślałem sobie, że w końcu autorem artykułu nie jest sprzedawca produktów SAP, tylko ekspert, mentor i lider w społeczności SAP w Polsce, który opiera swoje teksty na solidnym doświadczeniu. Jeśli mój Guru widzi w tym moc – to i ja muszę to zobaczyć! Możecie sobie myśleć, iż wychwalanie współautora treści tego samego portalu zakrawa na samogwałt, ale nie dbam o to. Ta wiedza zasługuje na powtórzenie. Muszę szczerze przyznać, że do wiedzy prezentowanej przez takiego eksperta trzeba po prostu dorosnąć. Czuję się nieco zawstydzony odgrzebując starożytną wiedzę, ale chciałbym aby każdy użytkownik końcowy poczuł moc LIS, o której Dominik Tylczyński już dawno wspominał.

Powrót do LIS – druga szansa

Po dwóch dniach przygotowywania danych pod analizę ABC rzuciłem wszystko i po prostu poszedłem do transakcji MC.9. Transakcja, którą posiada każdy szczęśliwy użytkownik systemu SAP. Pomimo informacji, że LIS nie jest już rozwijany przez SAP, on wciąż tam jest! Jak stara, dobra księga na zakurzonym regale. Postanowiłem ją użyć, ale tym razem wiedziałem już czego szukam. Na ekranie selekcji raportu starannie wybrałem terminy, zakład oraz skład i materiały, które miały być przedmiotem analizy. Zajęło mi to około 3 minut.

Wynik znowu nic nie mówił. Po prostu wyświetliła się lista z wartościami materiałów. Postanowiłem więc nieco zmienić układ i sprawdziłem jakie dane (kolumny) oferuje transakcja. Na pewno potrzebowałem liczbę wydań, więc dodałem ten wskaźnik. To już było coś. Miałem listę materiałów wraz ze skumulowaną ilością wydań w wybranym przeze mnie zakresie dat. To zajęło kolejne dwie minuty. Następnie poszperałem w menu, aż doszedłem do „edycji” i w tej samej sekcji odnalazłem analizę ABC.

Analiza ABC w formie graficznej

Raz dwa! Chwila prawdy, szybki klik i mam gotowy wynik analizy ABC jak niżej:

 

 

To sprawiło, że mało nie spadłem z krzesła. Efekt dwóch dni pracy (w COOIS + Excel) uzyskałem w kilka minut za pośrednictwem transakcji MC.9. System automatycznie podzielił materiały na segmenty A, B, C uwzględniając zaproponowane przeze mnie przeliczniki i pokazał wynik klasyfikacji na wykresie widocznym wyżej. Po kliknięciu w każdy segment z osobna system wyświetla numery materiałów. Przecież taką analizę można uzyskać w każdej chwili. Wystarczy tylko kilka kliknięć po to by po każdej zmianie kryteriów zobaczyć jaki wynik klasyfikacji przedstawi system. Tymi danymi można żonglować do woli, bez poświęcenia czasu na ich przygotowanie! Ale to dopiero początek.

Zafascynowany tym co zobaczyłem poszedłem dalej. Postanowiłem, że od tej pory przed analizą każdej nietypowej sytuacji dotyczących zapasów, będę zerkał na sytuację w transakcjach SAP LIS.

Analiza wyjątkowej sytuacji dla wybranego materiału

Długo nie musiałem czekać na okazję, ponieważ pojawił się problem z dostępnością komponentu na magazynie. Z nieznanego powodu nastąpiło opóźnienie dostawy i kilka zleceń produkcyjnych musiało zostać wstrzymanych ze względu na brakujący składnik. Normalnie w takiej sytuacji, oczywiście poza fizycznym sprawdzeniem stanów magazynowych sprawdza się historię nietypowych ruchów w transakcji MB51. Przegląda się aktualną listę zapasów i zapotrzebowań w transakcji MD04. Sprawdza się różnice pomiędzy systemami w przypadku posiadania zdecentralizowanego systemu do zarządzania magazynem. W tym przypadku, zgodnie z wcześniejszym postanowieniem nie odwiedzałem żadnych z wymienionych transakcji. Po prostu przeszedłem od razu do MC.9.

Diagram przyjęć/wydań zapasów

W ekranie selekcji transakcji wybrałem interesujący mnie materiał i wczytałem z zaproponowanym przez system zakresem dat. System wyświetlił mi aktualnie posiadane ilości zapasów wraz z ich wartością. Postanowiłem więc dodać kilka wskaźników do raportu (dodać kolumny) za pomocą przycisku , tak abym miał również informację o ilościach wydań i przyjęć. Po prostu chciałem wiedzieć ile mieliśmy przyjęć tego materiału w wybranym okresie i jak to się miało do liczby wydań. Należy pamiętać, że to jest liczba przyjęć a nie ilość przyjętych materiałów, a jeszcze prościej rzecz ujmując jest to po prostu licznik, mówiący o tym ile razy wystąpił proces przyjęcia/wydania towaru.

Pojawiła mi się zwyczajna lista z wartościami w kolumnach. Postanowiłem więc pójść dalej i sprawdzić wszystkie możliwe narzędzia jakie oferuje ta transakcja. Chciałem uzyskać jasny obraz sytuacji, ale w taki sam sposób jaki zaprezentował Dominik Tylczyński w swoim artykule. Poszedłem więc do menu: Dodatki -> Informacje szczegółowe -> Diagram przyjęć/wydań -> ilości. Moim oczom ukazał się wykres, który można dynamicznie formatować. W każdym momencie można zmienić grubość i kolory linii, dodać legendę lub zmodyfikować siatkę itd. Takie szczegóły opiszę w oddzielnym artykule. A teraz pytanie: ile musiałbym się napocić aby z innych transakcji wyciągnąć informację takie jak:

  • sumaryczna ilość przyjętych sztuk towaru w badanym okresie czasu (skumulowana wartość)
  • ile sumarycznie wydaliśmy sztuk towaru w badanym okresie czasu (skumulowana wartość)
  • jaka była ilość posiadanego materiału na stanie magazynowym w poszczególnych dniach, tygodniach, kwartałach a nawet i godzinach?

Mniejsza o odpowiedź – tutaj mamy wszystkie dane dostępne na raz, nawet w formie obrazkowej.

Interpretacja diagramu przyjęć/wydań

Trzeba z pokorą przyznać, że wspomniany artykuł Dominika Tylczyńskiego nie był wcale przesadą – nie namalował wykresów w paincie 🙂 Takie wykresy naprawdę tam są i czekają na wykorzystanie.  I tutaj jest miejsce na odpowiedź dotyczącą pytania we wstępie tekstu. Skąd bierze się myślenie, że uzyskać dane z SAP jest trudno? Odpowiem sam za siebie: z lenistwa! Wiedza dostępna jest! tyko trzeba poświęcić chwilę by spróbować wykorzystać ją w praktyce.

Na poniższym diagramie widzimy, jak w badanym okresie zwiększała się sumaryczna ilość przyjętych zapasów i jak się ma do tego ilość zapasów wydanych. Czerwona linia wskazuje historyczne dane na temat ilości posiadanych zapasów. Każdy skok w górę oznacza zwiększenie ilości zapasów, z powodów przyjęcia. Jeśli chcielibyśmy zobaczyć dane w postaci tabeli to wystarczy przejść do menu: Dodatki -> Informacje szczegółowe -> Przesunięcia magazynowe -> Zapasy ogółem (lub ilości). Na poniższym przykładzie widzimy, że w okolicach 10/11 września nastąpił wzrost posiadanych zapasów z powodu przyjęcia materiału.

Szczegółowe informacje o ilościach zapasów

Przeglądając okno szczegółowych informacji o zapasach natknąłem się na wartość minusową, co widać na rysunku niżej. Przypuszczalnie ta dziwna wartość była powodem zaburzenia stanów zapasów i wstrzymania zleceń. Po kliknięciu w przycisk „ruchy codzienne” wyświetliła mi się lista wszystkich dokumentów materiałowych utworzonych tego wybranego dnia. Miałem więc już numer dokumentu materiałowego z zaksięgowaną wartością -70.

Po wyświetleniu dokumentu w transakcji MB02/MB03 wszystko stało się jasne. Zapas został dodany do stanu magazynowego poprzez ruch odwrotny do zużycia (202). Na zdjęciu poniżej widać co prawda ruch 934 ale to jest kopia standardowego ruchu 202.

Co to spowodowało? Otóż dodanie materiału do stanu, bez zinwentaryzowania wszystkich zapasów na magazynie, spowodowało „sztuczne” zawyżenie posiadanej ilości zapasów. Gdyby nie ten ruch ilość materiału osiągnęła by wartość zdefiniowaną w danych podstawowych jako zapas bezpieczeństwa. To z kolei wygenerowałoby zapotrzebowanie na dostawę komponentu. Tymczasem cały proces zaopatrzeniowy został przesunięty do przodu. System zachował się dobrze. To był błąd pracownika księgującego dokument materiałowy, który nie zinwentaryzował wcześniej zapasów na innych miejscach składowania. Aby mieć jaśniejszy pogląd na sytuację zaopatrzeniową tego materiału postanowiłem nieco poszerzyć zakres badanego okresu.

Roczny wykres ilości zapasów

Jak już miałem na tapecie ten materiał, postanowiłem sprawdzić jak sytuacja zapasów wyglądała w przeciągu roku. Cofnąłem do ekranu selekcji transakcji i ustawiłem daty na rok do tyłu. Następnie korzystając z menu: Dodatki -> Informacje szczegółowe -> Przesunięcia magazynowe -> Ilości zapasów wyświetliłem wykres jak niżej.

Jeśli ktoś nie lubi liczb a jest wzrokowcem to taka forma prezentacji danych jest wprost idealna. Obserwując pionowe linie na wykresie można w bardzo szybki sposób przeanalizować okresowość dostaw materiału. Każdy wzrost ilości zapasu spowodowany jest przyjęciem komponentu na magazyn. Na obrazku wyżej widać, że w początkowym okresie analizy odbywały się częstsze dostawy materiału ale w mniejszych ilościach (co dwa miesiące).

Od roku 2021 natomiast ktoś, odpowiedzialny za dane podstawowe materiału, zmienił strategię zaopatrzenia w taki sposób aby dostawy były rzadsze, ale w większych ilościach (zwiększył zapas bezpieczeństwa i ilość zamawianą). Od momentu tej zmiany krzywa poziomu zapasów stała się mniej regularna, co widać we wrześniu 2021. Widać, że odbywały się jakieś ręczne manipulacje w stanach zapasów (materiał był dodawany i wyksięgowywany na magazynie).  Prognozowanie i zarządzanie polityką zaopatrzeniową nie jest moją rolą, to są tylko luźne rozważania (które nie koniecznie muszą być słuszne).

Sumaryczne wyświetlanie wskaźników raportu

Warto też wspomnieć, że analizując materiały w transakcji MC.9 mamy możliwość zbiorczego wyświetlenia danych dla wybranego wskaźnika. Jeśli przejdziemy do menu: Dodatki -> Informacje szczegółowe -> Wskaźniki to pojawi nam się możliwość wyświetlenia sumarycznej wartości dla ilości zapasów w analizowanym okresie. To również może okazać się przydatne, dla tych co lubią liczby.

System informacyjny dla zleceń produkcyjnych

To niewiarygodne, iż tak wiele możliwości daje SAP LIS a skupiliśmy się tylko na jednej transakcji z wielu dostępnych. Choć produkcja nie należy do mojego obszaru pracy to i tak postanowiłem sprawdzić możliwości systemu informacyjnego właśnie w tym zakresie. Przechodząc do menu w SAP: Systemy informacyjne -> Logistyka -> Produkcja -> Materiał -> Zlecenia produkcyjne, mamy możliwość użycia transakcji:

  • MCPU – czasy realizacji
  • MCPD – terminy
  • MCPM – ilości

Spróbowałem więc sprawdzić jedną z nich i po wybraniu zakładu produkcyjnego oraz zakresu dat pojawiły mi się dane w tabeli. Jednak nie to mnie zdumiało. W menu Edycja dostępny jest wykres Gantta i to sprawiło, że zaniemówiłem. Na wykresie Gantta mamy możliwość wizualizacji procesu produkcyjnego na płaszczyźnie czasu. Dla każdego zlecenia produkcyjnego system pokazuje dwie wartości, tj. daty realizacji postulowane i rzeczywiste. Daje to nam jasny obraz tego jak mieścimy się w planie produkcyjnym.

Na poniższym obrazku wyraźnie widać, które zlecenia zostały rozpoczęte później niż zamierzano lub wcześniej. To daje nam możliwość analizy każdego z nich w celu eliminacji błędów powodujących zaburzenia w planie produkcyjnym.

Na poniższym obrazku widzimy przykład zlecenia, dla którego zgodnie z danymi podstawowymi (MM02 – przygotowanie pracy) czas produkcji powinien wynosić 5 dni (3). Jeśli zerkniemy w zakładkę terminów dostępną w transakcji CO02 to zgodnie ze zleceniem planowym produkcja powinna być zakończona 18 października (2). Odejmując od tej daty pięć dni roboczych system wskazuje, iż start powinien rozpocząć się 11 października. Pytanie więc – dlaczego proces produkcyjny rozpoczął się trzy tygodnie wcześniej? Dlaczego ktoś ręcznie zmienił daty w zleceniu produkcyjnym?

Podsumowanie

W artykule o kontroli dostępności materiałów do zleceń wspominałem o ciężkiej sytuacji, w której komponenty są podkradane do zleceń produkcyjnych. Może jednak proces zaopatrzenia jest prawidłowy? Może to nie opóźnione dostawy komponentów rodzą problemy a zlecenia wdrażane na produkcję zbyt wcześnie? Punkt widzenia różni się od zajmowanej pozycji. Jedni rozliczają się z wyprodukowanych ilości i priorytetem numer jeden jest po prostu jak największa liczba wyprodukowanych jednostek. Inni rozliczają się ze sprzedaży i z dotrzymania terminów dostaw – dla nich priorytetem jest to aby klient otrzymał to co chce i kiedy chce. Zrównoważenie podaży do popytu i idealne zbalansowanie zaopatrzenia oraz planów produkcyjnych zdecydowanie nie jest rzeczą prostą. Może z SAP LIS byłoby łatwiej? Nigdy nie ma czasu na to aby zatrzymać się na chwilę i zerknąć w to co SAP oferuje nam jako gotowiec. Wielu nawet myśli, że SAP LIS już nie istnieje (w związku z informacją o zakończeniu wsparcia i rozwoju) a to narzędzie wciąż tam jest! Wejdźcie i sprawdźcie sami. Do następnego razu 😉

close

Chcesz być informowany o nowych wpisach?

Ja nie spamuje! Przeczytaj zasady polityki prywatności tego bloga.

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Powiadom o
guest
2 komentarzy
najstarszy
najnowszy oceniany
Inline Feedbacks
View all comments
Artur Polewczyk

Ciekawy artykuł. Spotkałem się już kiedyś z tym tematem ale szybko się wycofałem, bo umiejętność wyciągania wniosków z takich raportów to jedno. Prostota ich wygenerowania pozostawia wiele do życzenia. Może i narzędzia opisane przez Pana są bardzo przydatne, ale SAP jako producent nr 1 na rynku ERP mógłby bardziej się przyłożyć i stworzyć interfejs bardziej przyjazny użytkownikom. Czekam na kolejne wpisy 🙂
Pozdrawiam
Artur

2
0
Would love your thoughts, please comment.x