Automatyzacja zaopatrzenia – automatyczne tworzenie zamówień w SAP MM

W ostatnim wpisie wspominałem o sytuacji „z życia wziętej”, w której ktoś zapytał o możliwość wyszukiwania ostatnich zmian w dokumentach w SAP.  Dziś mam kolejny przypadek, ale tym razem bardziej dotyczący modułu SAP MM. Zwrócił się do mnie kolega z innego oddziału firmy z zapytaniem dotyczącym automatyzacji procesu zamawiania materiałów od dostawcy. Problem polegał na tym, że w systemie stworzono zupełnie nowy numer wariantu materiałowego. Pojawiła się potrzeba, aby na magazynie trzymać zawsze pewną ilość zapasu, a w przypadku spadku jego poziomu do określonego minimum system powinien generować zapotrzebowanie na wspomniany materiał. Dostawcą tego materiału miałaby być inna jednostka gospodarcza czy zakład wchodzący w skład spółki, usytuowany w innym kraju. Zakład ten byłby jednostką produkującą. Czyli w zakładzie zamawiającym poziom zapasu spada do minimum. Następnie system powinien generować zapotrzebowanie i tworzyć zamówienie. Na podstawie tego zamówienia, w firmie produkującej powinno utworzyć się zlecenie planowe, które będzie referencją do zlecenia produkcyjnego. Po produkcji wymaganego materiału zakład produkujący powinien wysłać nam zamawianą ilość. Problem polegał na tym, że w wyniku planowania MRP tworzyły się zgłoszenia zapotrzebowania i na tym koniec. Pojawiło się pytanie: kto je zatwierdza? Czy może to się odbywać automatycznie? Czy w ogóle to musi być zawsze zatwierdzone? Kto tworzy zamówienia do tych zapotrzebowań? Dlaczego po stronie zakładu dostarczającego nie tworzą się zlecenia produkcyjne na wymagane produkty? Co można zrobić, aby to zautomatyzować i nigdy się nie martwić o dostępność tych produktów na zapasie. Jak zapewnić ich stały poziom zapasu bez potrzeby kontrolowania procesu zaopatrzenia?

Temat powinien zostać skierowany do specjalisty z modułu SAP MM (gospodarki materiałowej), ale jak już trafił do mnie to postanowiłem zakasać rękawy i rozpocząć śledztwo. Być może dla większości z Was to jest chleb powszedni, więc proszę o ulgowe traktowanie, jeśli okaże się, że pewne kroki robiłem niepotrzebnie. Efekt końcowy był zadowalający, więc raczej wynik dochodzenia można uznać za poprawny.

1. Dane podstawowe materiału w SAP MM.

Chyba w większości przypadków najważniejszym czynnikiem wpływającym na prawidłowe funkcjonowanie systemu jest poprawność danych podstawowych. Tak, więc zabrałem się za ich sprawdzenie w transakcji MM02. Jeśli chcemy aby system tworzył zapotrzebowania na materiały na podstawie wysokości ich zapasu to powinniśmy sprawdzić wgląd MRP2 we wspomnianej zakładce oraz pole „zapas bezpieczeństwa”. Zapas bezpieczeństwa to ilość, której celem jest zaspokojenie pokrycia stanu zapasów w momencie nieplanowanego wzrostu popytu na materiał. Celem tego pola jest eliminacja lub redukcja ryzyka niedoborów na magazynie. Wprowadzanie tam jakiejkolwiek wartości ma sens tylko w przypadku, gdy nasze materiały uwzględnione są w automatycznym planowaniu MRP.

A więc jak widzimy na rysunku 1 poziom zapasu bezpieczeństwa ustawiony jest na 50 szt. Jeśli nasz zapas spadnie poniżej tej wartości to system w ramach planowania MRP automatycznie stworzy zgłoszenie zapotrzebowania.

Rys. 1. Dane podstawowe materiału, MRP 2 (transakcja MM02)

 

2. Dane podstawowe dostawcy w SAP MM

Dane podstawowe dostawcy to zestaw informacji o dostawcy materiałów lub usług wprowadzane przez pracownika działu zakupów (zaopatrzenia), który zawiera jego nazwę, adres, warunki płatności, osoby do kontaktu itd. Oczywiście w tym przypadku nie trzeba było tworzyć dostawcy od podstaw, ponieważ taki rekord już istniał. Gdyby jednak nie istniał to wiązałoby się z tym, że rekord danych podstawowych dostawcy musiałby zostać utworzony przez dział zaopatrzenia, ale i również przez dział księgowości. Dlaczego? Ponieważ nie byłoby możliwości rozliczenia z dostawcą, który nie posiada opracowanych danych istotnych dla działu księgowości. Tak więc rekord dostawcy jest na równi istotny dla modułu SAP MM jak i dla księgowości, chociażby z tego względu, że jego numer jest również numerem konta dostawcy w FI.

W naszym przypadku skupiamy się tylko na polu „zamówienie automatyczne” widocznym na rysunku 2.

Rys. 2. Dane zaopatrzenia w danych podstawowych dostawcy (transakcja MK02 – zmiana).

Oczywiście jeśli chcemy aby proces zaopatrzenia odbywał się automatycznie, to musimy być pewni, że pole to jest aktywowane. Opcja ta pozwala na automatyczne generowanie zamówień, ale tylko w przypadku gdy dla zapotrzebowania przypisane jest stałe źródło dostaw (o czym będzie później). Dodatkowym warunkiem funkcjonowania automatyzacji jest wskaźnik automatycznego zamówienia w danych podstawowych materiału (rys. 3).

Rys. 3. Wskaźnik automatycznego zamówienia we wglądzie zaopatrzenia danych podstawowych materiału (transakcja MM02).

 

3. Umowa ramowa – kontrakt (opcjonalnie)

Według różnych informacji na forach i we wszelkich „ściągawkach” kolejnym krokiem powinno być utworzenie kontraktu lub umowy terminarzowej. Przeszedłem przez ten krok, choć szczerze mówiąc nie jest on krokiem koniecznym, ponieważ nie widzę sensu tworzenia umowy pomiędzy jednostkami gospodarczymi należącymi do tej samej spółki. Skoro dla zakładu zamawiającego dostawca jest tylko jeden to tworzenie umowy wydawać by się mogło krokiem zbędnym. Na powodzenie automatyzacji zaopatrzenia bowiem wpływ mają dane podstawowe oraz kroki opisane dalej (lista źródeł, rekord informacyjny zaopatrzenia). Tworzenie umowy miałoby sens dla dostawcy „z zewnątrz”. Czym właściwie jest taka umowa? Jest jednym z dokumentów modułu SAP MM, kontraktem pomiędzy kupującym a dostawcą, w którym określa się ilości jakie dostawca zobowiązuje się dostarczać w zdefiniowanym przez obie strony okresie czasu i w ustalonej cenie. Zaletą takiego kontraktu jest to, iż możemy utworzyć go centralnie dla wszystkich zakładów należących do jednej spółki na poziomie centralnie zdefiniowanego działu zaopatrzenia. W takim przypadku dostawca zobowiązuje się dostarczać materiał do wszystkich zakładów w tej samej, ustalonej cenie na podstawie jednego kontraktu utworzonego przez centralny dział zaopatrzenia. O zaletach korzystania z kontraktu możecie poczytać więcej tutaj.

A więc idąc dalej skorzystałem z transakcji ME31K i po wprowadzeniu daty umowy (1) oraz danych domyślnych dla pozycji kontraktu (2), kliknąłem w przycisk „Refer. do zgł. zap.” (3). Oznacza to, że referencją dla naszego kontraktu może być zgłoszenie zapotrzebowania utworzone przez automatyczne planowanie potrzeb materiałowych (MRP). Na koniec wystarczy wprowadzić numer zgłoszenia zapotrzebowania (4). Patrz na rysunek 4. Proszę również zwrócić uwagę na sekcję danych organizacyjnych. Głównym, a właściwie jedynym, elementem struktury organizacyjnej jest tutaj dział zaopatrzenia. To jest dowód na to, co pisałem wcześniej – kontrakt tworzy się na poziomie tej właśnie jednostki w strukturze. Jeśli pod nią podlegać będzie wiele zakładów to umowa może obowiązywać dla każdego z nich. Oczywiście w dalszym etapie, możemy ustalić różne ceny dla różnych zakładów, lub jednakową dla wszystkich (rys. 6).

Rys. 4. Tworzenie kontraktu w referencji do zgłoszenia zapotrzebowania (transakcja ME31K)

W kolejnym oknie definiujemy termin obowiązywania kontraktu (6) a także wprowadzamy warunki dostawy i płatności (7).

Rys. 5. Dane szczegółowe kontraktu (transakcja ME31K).

Aż wreszcie przechodzimy do okna w którym możemy zdefiniować pozycje umowy, tj. numer materiału, zakładu oraz ilości. W ten o to sposób po zapisaniu dokumentu mamy utworzony kontrakt ilościowy w referencji do zgłoszenia zapotrzebowania.

Jednak jak już wspomniałem wcześniej krok ten nie był krokiem koniecznym, ponieważ proces automatycznego zamawiania materiałów zakończył się powodzeniem, również bez tego kroku (testowałem kilka scenariuszy).

Rys. 6. Definiowanie ilości kontraktu (transakcja ME31K).

4. Lista źródeł

Niezbędnym krokiem natomiast jest opracowanie listy źródeł. Lista źródeł to kolejny obiekt danych podstawowych modułu SAP MM, którego celem jest wskazanie systemowi stałego dostawcy dla materiału. W przypadku gdy nie ustalilibyśmy stałego źródła dostaw cała automatyzacja nie miałaby sensu, ponieważ ostatecznie system i tak by nie wiedział jakiego dostawcę wybrać. Przecież możemy ich mieć mnóstwo.

Lista źródeł jest elementem danych podstawowych, w której definiujemy stałego dostawcę dla materiału. Ostatecznie lista ta zostaje wykorzystana przez system w momencie tworzenia zgłoszenia zapotrzebowania. Automatyczne szukanie źródła zaopatrzenia odbywa się tylko wtedy jeśli w zapotrzebowaniu zaznaczymy opcję „określ. źródła dostaw” i jeśli dla materiału zdefiniowaliśmy tylko jednego dostawcę. Dlatego właśnie musimy nieco pomóc systemowi, jeśli wymagamy od niego automatyzacji. A zrobimy to poprzez utworzenie listy źródeł dla materiału w transakcji ME01 (rys. 7).

Rys. 7. Opracowanie listy źródeł (transakcja ME01).

5. Rekord informacyjny zaopatrzenia

Kolejnym niezbędnym elementem, który musi zostać opracowany jest rekord informacyjny zaopatrzenia tworzony w transakcji ME11. To jest kolejny rekord danych podstawowych modułu MM. Jak sami widzicie dane podstawowe są bardzo ważne i to od trudu włożonego w ich staranne opracowywanie, zależy powodzenie wielu procesów. Oczywiście to odnosi się również do innych modułów i obszarów SAP.

Wszelkie dane wprowadzane w rekordzie informacyjnym to informacje, które dostawca i nabywca ustalili wspólnie, czy to za pomocą jakiejś umowy czy nawet rozmowy telefonicznej. Każdy materiał powinien posiadać taki rekord, ponieważ usprawnia on cały proces zaopatrzeniowy. Wystarczy zerknąć na rysunek 8. Wprowadzamy tam wartości monitów (w dniach), które mogą automatycznie informować dostawcę o zbliżającym się terminie dostawy. Dodatkowo możemy wypełnić planowany czas dostawy, ilość standardową zamówienia oraz tolerancję dostawy zaniżonej (po przekroczeniu ustalonego progu dostawa nie może zostać zaakceptowana). Poza tym wypełniamy dane cenowe oraz klucz sterowania potwierdzeniem dla zamówienia. Wszystkie z tych danych są automatycznie „zasysane” do dokumentu zamówienia, dlatego właśnie im bardziej przyłożymy się do ich poprawnego wprowadzenia tym bardziej będziemy zadowoleni w dalszym etapie.

Rys. 8. Tworzenie/edycja rekordu informacyjnego zaopatrzenia (transakcje ME11/ME12).

6. Tworzenie rekordu warunków dla informacji wyjściowych.

Ten krok służy do zdefiniowania warunku, po którego spełnieniu system wyślę informacje na temat automatycznie utworzonego zamówienia. Na pewno chcielibyśmy być informowani o fakcie utworzenia takiego dokumentu, tym bardziej, że będzie on się generował automatycznie. Rodzajem informacji wyjściowej może być zwykły drukowany formularz, potrzebny do użytku wewnętrznego w firmie lub formularz, który będzie wysyłany do dostawcy, nawet za pośrednictwem poczty e-mail.

Tak więc w transakcji MN04 wprowadzamy rodzaj informacji wyjściowej. Oczywiście w każdej firmie konfigurowane mogą być różne rodzaje informacji wyjściowej. Może to być monit, może być zamówienie itd. Ja wybrałem opcję definiowania informacji wyjściowej dla zamówienia „NEU” (rysunek 9).

Rys. 9. Tworzenie informacji wyjściowych (Transakcja MN04).

W kolejnym oknie system umożliwia wybór parametrów dla których chcemy utworzyć rekord warunku. Możemy tutaj ustalić, że informacja zostanie wysłana w sytuacji gdy dokument zamówienia będzie spełniał warunki takie jak:

  1. Zamówienie będzie rodzajem dokumentu zdefiniowanym w warunku
  2. Nawet jeśli wprowadzimy taki rodzaj dokumentu to musi być spełniony kolejny warunek – musi zostać utworzone dla zdefiniowanego przez nas działu zaopatrzenia.
  3. Kolejnym warunkiem jest dostawca
  4. Ostatnim warunkiem jest grupa zaopatrzeniowa.

Jeśli w systemie zostanie utworzone zamówienie, w którym wybrano rodzaj dokumentu (rys. 10 ) ZC01, a w sekcji danych organizacyjnych zamówienia zdefiniowany zostanie dział zaopatrzenia 0740 oraz grupa zaopatrzeniowa 740 to czy system wyśle automatycznie informację? Nie. A dlaczego? Bo oprócz tych trzech warunków musi być spełniony jeszcze jeden dodatkowy: mianowicie dostawca. Tylko po spełnieniu tych wszystkich warunków system będzie próbował wysłać informację wyjściową. Działa to podobnie do funkcji „jeżeli” w Excel’u.

Teraz musimy zdefiniować dokładnie co system powinien zrobić po znalezieniu powyższych warunków.

Rys. 10. Ekran selekcji dla zmiany informacji wyjściowej (transakcja MN05).

Jak zauważyliście na powyższym obrazku użyłem transakcji służącej do edycji rekordu warunku. Zrobiłem to w celu zobrazowania pól istotnych dla spełnienia warunku. W trybie edycji są one bardziej czytelne. Ale przejdźmy do transakcji w której został utworzony rekord, czyli MN04.

Po wprowadzeniu rodzaju informacji wyjściowej (rys. 9) i kliknięciu „enter” system wyświetli kolejny ekran, w którym definiujemy co powinno wydarzyć się dalej. Tutaj możemy ustalić, że dla wybranego dostawcy, w momencie tworzenia dokumentu zamówienia system użyje nośnika takiego jak: wydruk, telefaks, email, EDI (Electronic Data Interchange – jest to plik wygenerowany z systemu SAP, który może zostać zaimportowany automatycznie w systemie innego dostawcy) itd. Poza tym możemy wybrać czas w jakim ów komunikat zostanie wysłany, tzn. czy będzie to robione okresowo, czy natychmiast itd. Ja wybrałem opcję wydruku natychmiast.

Rys. 11. Definiowanie nośnika dla rekordu warunku.

W kolejnym oknie transakcji system pozwala na zdefiniowanie szczegółów urządzenia wyjściowego (czyli w moim przypadku drukarki). Musiałem wybrać nazwę/numer drukarki (1). Zaznaczyłem opcję wydruku natychmiast (2). Dodatkowo można ustawić opcję tytułu nagłówka dla wydruku (3 i 4).

Rys. 12. Definiowanie parametrów wydruku dla rekordu warunku.

7. Zatwierdzanie zgłoszenia zapotrzebowania w SAP MM.

A wiec sprawdziliśmy już dane podstawowe materiału, sprawdziliśmy rekord informacyjny zaopatrzenia, dane podstawowe dostawcy. Zdefiniowaliśmy listę źródeł, oraz utworzyliśmy rekord warunku służący drukowania informacji wyjściowych dla dokumentu zamówienia. Co dalej? Sprawdźmy sytuację na liście zapasów/zapotrzebowań za pośrednictwem transakcji MD04.

Na rysunku 13 widzimy, że system wygenerował zgłoszenie zapotrzebowania dla materiału, ponieważ zapas jest poniżej zapasu bezpieczeństwa (zdefiniowanego w danych podstawowych materiału).

Rys. 13. Wgląd w listę zapotrzebowań – zgłoszenie zapotrzebowania (transakcja MD04).

Po kilkukrotnym odświeżeniu (uruchomieniu planowania MRP za pośrednictwem transakcji MD02) system wciąż nie generuje żadnego zamówienia. Dlaczego? Ponieważ zgłoszenie zapotrzebowania musi zostać zatwierdzone. Zbiorcze zatwierdzanie zgłoszeń zapotrzebowania możemy wykonać w transakcji ME55. Ja jednak próbowałem zautomatyzować i ten krok, tzn. próbowałem skonfigurować zadanie w tle, które automatycznie będzie zatwierdzało zgłoszenia zapotrzebowanie na wybrany przeze mnie materiał.

Po przejściu do transkacji ME55 należy wprowadzić kod zatwierdzenia (1) oraz wybrać kryteria wyboru dla szczegółów dokumentów (2). Normalnie wystarczyłoby wcisnąć symbol zegarka lub po prostu F8 i system umożliwiłby nam zbiorcze zatwierdzenie. Ale ja poszedłem dalej i próbowałem zaplanować tą czynność jako zadanie. Pracę wykonywaną w tle można zaplanować za pomocą menu: więcej/program/wykonanie w tle (3 i 4).

Rys. 13. Planowanie zadania w tle do zbiorczego zatwierdzania zgłoszeń zapotrzebowania w SAP MM (transakcja ME55)

System wyświetli kolejne okno, w którym definiujemy numer urządzenia wyjściowego (drukarki). Po akceptacji (5) system prowadzi do parametrów zaplanowanego zadania, gdzie klikamy w opcję „data/godzina” (6) lub w „wartości okresów” (7) jeśli chcemy aby nasze zadanie wykonywało się okresowo w ustalonych przez nas przedziałach czasowych.

Rys. 14. Parametry zadania w tle.

W następnym okienku „pop-up” mamy możliwość wyboru okresu (8) oraz zapisu (9).

Rys. 15. Okresowość dla planowanego zadania w tle.

O sukcesie system poinformuje komunikatem jak na rysunku 16.

Rys. 16. Komunikat powodzenia zaplanowania zadania w tle.

W tym momencie muszę niestety wszystkich zasmucić. Po kilkukrotnych próbach zaplanowania automatycznego zatwierdzenia zgłoszenia zapotrzebowania system wciąż nie zatwierdzał dokumentu. Szukałem rozwiązania tej zagadki na różnych forach. Im więcej czytałem tym bardziej zastanawiałem się nad tym jaki jest sens automatyzacji tego kroku. Żeby to zrozumieć, należałoby sobie przypomnieć jaki jest cel strategii zatwierdzania zgłoszeń zapotrzebowania.

Jak nie trudno się domyślić dokumenty zaopatrzeniowe mają moc prawną a to oznacza, że jeśli złożymy zamówienie do dostawcy to zobowiązuje się on do dostarczenia zamówionych przez nas materiałów czy usług. Aby podczas tworzenia takich dokumentów nie wprowadzić żadnych bzdur bardzo często wymagane jest kontrolowanie procesu zaopatrzeniowego właśnie poprzez wprowadzanie zatwierdzeń. Jeśli mamy do czynienia z zamówieniem zewnętrznym to każde zgłoszenie zapotrzebowania wygenerowane nawet przez najniższego w hierarchii pracownika powinno zostać zaakceptowane gdzieś wyżej. Do tego właśnie służy strategia zatwierdzania i dopiero po przypomnieniu sobie tej wiedzy doznałem olśnienia: jaki jest sens automatyzować coś co zostało skonfigurowane po to by robić to ręcznie? To jest tak jakby skonfigurować system do automatycznego płacenia mandatów za nieprzestrzeganie znaków drogowych 😉 Może lepszą opcją byłoby zacząć przestrzegać znaków, albo skonfigurować system tak aby nie było znaków na drodze wewnętrznej. Posługując się tą metaforą mam na myśli całkowite wykluczenie ze strategii zatwierdzania zapotrzebowań, dla których dostawcą jest inny zakład w obrębie spółki. To już niestety nie jest moja rola, i tak wyszedłem wystarczająco daleko poza obszar w którym pracuje. Nadmienię tylko, że w systemie możliwe jest konfigurowanie całej strategii zatwierdzania dokumentów za pomocą cech i klas. To jest rozbudowane zagadnienie, które wymagałoby oddzielnej publikacji. Możecie poczytać sobie o tym tutaj (bardzo dobry blog).

Wracając do naszego przykładu. Pomimo, że zaplanowanie zadania w tle nie powoduje automatycznego zatwierdzenia dokumentu to widzę tutaj inną zaletę. Zadanie uruchomione jako „background job” powoduje wydruk dokumentu zgłoszenia zapotrzebowania na zdefiniowanej przeze mnie drukarce. System wyzwala wydruk za każdym razem kiedy w ramach przebiegu MRP zostanie utworzone zgłoszenie zapotrzebowania (co godzinę). A to już może być informacja dla osoby zatwierdzającej, że właśnie pojawił się dokument wymagający zatwierdzenia. Z tego względu nie anulowałem zadania zaplanowanego w tle, bo miło było patrzeć, jak podczas testu system drukował numery utworzonych przeze mnie dokumentów.

Po wczytaniu transakcji ME55 zatwierdziłem wspomniany wcześniej dokument zgłoszenia zapotrzebowania. Proszę zerknąć na rysunek 17 (gwiazdka obok numeru dokumentu oznacza fakt jego zatwierdzenia).

Rys. 17. Wgląd w listę zapotrzebowań. Zatwierdzone zgłoszenie zapotrzebowania (transakcja MD04).

8. Automatyczne tworzenie zamówienia.

Na koniec zostaje już ostatni krok. Mianowicie automatyczne tworzenie zamówienia w referencji do zgłoszenia zapotrzebowania. Odbywa się to za pośrednictwem transakcji ME59N, w której to po wczytaniu wymaganych kryteriów wyboru (1) i ich zatwierdzeniu, system automatycznie tworzy dokument zamówienia (2).

Rys. 18. Automatyczne tworzenie zamówień na podstawie zgłoszeń zapotrzebowania w SAP MM (transakcje ME59N).

W oknie automatycznego tworzenia zamówienia (rys. 19) system umożliwia wyświetlenie tekstów komunikatów, które możemy rozwinąć po kliknięciu w przycisk włączenia szczegółów  . Spowoduje to wyświetlenie komunikatów jakie uzyskalibyśmy poprzez ręczne tworzenie zamówienia w transakcji ME21N.

Rys. 19. Utworzone zamówienie.

Oczywiście aby nie robić tego kroku ręcznie, tzn. nie wchodzić za każdym razem do tej transakcji gdy chcemy utworzyć zamówienie, również możemy zaplanować zadanie w tle (które będzie robiło to za nas). Robimy to w analogiczny sposób jak robiliśmy to z zatwierdzaniem zgłoszenia zapotrzebowania (z tą różnicą, że tutaj to na pewno zadziała 😉 )

Tak więc na ekranie selekcji wprowadzamy dane nagłówkowe dokumentu (1) a także definiujemy dane przyszłego zamówienia (2) aż wreszcie w sekcji „dalszych parametrów” definiujemy czy np. system ma automatycznie utworzyć linie harmonogramu itd. Po wypełnienia ekranu klikamy w menu: więcej/program/wykonanie w tle (5).

Rys. 20. Planowanie zadania w tle dla automatycznego tworzenia zamówienia (transakcja ME59N).

System poinformuje nas o zaplanowaniu zadania w tle za pomocą komunikatu jak na rysunku 21.

Rys.21. Komunikat potwierdzający zaplanowane zadanie

I to by było na tyle. Zerknijmy tylko na sytuacje widoczną w liście zapotrzebowań (transakcja MD04). Widzimy, że dla zakładu 0740 zostało utworzone zamówienie na produkt 70791 (rysunek 22)

Rys. 22. Wgląd w listę zapotrzebowań – utworzone zamówienie (transakcja MD04).

A tak wygląda sytuacja dla zakładu produkującego, który jednocześnie jest dostawcą. Na rysunku 23 widoczne są: dokument zlecenia planowego (1), które będzie referencją do utworzenia zlecenia produkcyjnego, a także nasze zamówienie, które ten dokument wygenerowało (2).

Rys. 23. Wgląd w listę zapotrzebowań w zakładzie dostawcy (Transakcja MD04).

Od tej pory za każdym razem kiedy stan magazynowy przekroczy poziom zapasu bezpieczeństwa to system automatycznie utworzy zgłoszenie zapotrzebowania na materiał (po uruchomieniu przebiegu MRP). Następnie pracownik odpowiedzialny za jego zatwierdzenie otrzyma wydruk numeru zgłoszenia zapotrzebowania. Po akceptacji tego dokumentu system automatycznie utworzy zamówienie (będzie próbował to robić co godzinę dla wszystkich zgłoszeń zapotrzebowania dla tego dostawcy). A po pomyślnym utworzeniu dokumentu zamówienia dodatkowo wygeneruje informację wyjściową (ponieważ dokument zaopatrzeniowy będzie spełniał warunki rekordu ustalonego przez nas w transakcji MN04).

Nie ma chyba wątpliwości co do tego, że powyższa definicja danych podstawowych pozwala na znaczne usprawnienie procesu zaopatrzenia a także oszczędza wiele kroków. Dla tych, którzy długo pracują w module MM, może to być chleb powszedni. Dla mnie jako osoby, która nie zajmuje się procesem zaopatrzeniowym w pracy, temat wydawał się mega skomplikowany. Mam nadzieję, że powyższy wpis okaże się przydatny dla tych, którzy tak jak ja szukają wiedzy w sieci. Jeśli uważacie, że można by to zrobić łatwiej, szybciej, prościej lub niektóre kroki wykonywane były bez sensu to liczę na Wasze komentarze. Każda uwaga i dodatkowa dawka wiedzy jest mile widziana! Dziękuję za uwagę i do następnego razu!

EDIT: w komentarzu Dominik Tylczyński słusznie zwraca uwagę na pewne fakty (za co bardzo serdecznie dziękuje). Grzechem byłoby nie wkleić tego do treści wpisu. Czerpcie ile wlezie bo uwagi naprawdę cenne:

Gratuluję bardzo dobrego artykułu. Skoro jesteśmy już na tak wysokim poziomie pozwolę sobie na kilka uwag:
– przede wszystkim automatyczne tworzenie zamówień nie jest rozwiązaniem problemu zdefiniowanego na początku artykułu tj. braku odzwierciedlenia zapotrzebowań w zakładzie źródłowym: “Problem polegał na tym, że w wyniku planowania MRP tworzyły się zgłoszenia zapotrzebowania i na tym koniec”. Automatyczne tworzenie zamówień nie jest konieczne do takiej integracji łańcucha dostaw. Wystarczy w zgłoszeniu zapotrzebowania zdefiniować źródło dostawy – tutaj dostawca definiujący zakład dostarczający. To wystarczy, aby zapotrzebowania były widoczne w zakładzie produkcyjnym. Ten problem został rozwiązany niejako przy okazji uruchomienia automatycznego tworzenia zamówień (lista źródeł i rekord informacyjny)

– bądźmy precyzyjni – utworzenie zamówienia na podstawie zgłoszenia zapotrzebowania to nie jest zatwierdzenie zgłoszenia. Zatwierdzenie występuje wtedy, gdy mamy skonfigurowaną strategię zatwierdzania i ktoś musi zgłoszenie sprawdzić przed jego dalszym procedowaniem.
– kontynuując powyższą myśl – zgłoszenie zapotrzebowania nie wymaga zatwierdzania. Jeśli nie stosujemy strategii zatwierdzania, to nie musimy zatwierdzać zgłoszeń. Natomiast na pewno musimy je przekształcić w zamówienia. Zgłoszenie to tylko propozycja nabycia.

– automatyczne tworzenie zamówień jest pożyteczną funkcjonalnością jednak jak każdy automat może być niebezpieczna. Wystarczy drobna nieścisłość w danych podstawowych MRP, aby system zaczął generować nieoczekiwane zamówienia. Przy takiej automatyzacji nikt tych zamówień już nie zweryfikuje.

Jeszcze raz – świetny tekst!

SAP ERP, SAP MM, zamówienie, zaopatrzenie, zgłoszenie zapotrzebowania, rekordy warunków, SAP szkolenie, SAP nauka, SAP podstawy, SAP tutorial, SAP dla początkujących, SAP samouczek, SAP program.

close

Chcesz być informowany o nowych wpisach?

Ja nie spamuje! Przeczytaj zasady polityki prywatności tego bloga.

2 komentarze do “Automatyzacja zaopatrzenia – automatyczne tworzenie zamówień w SAP MM

  • 7 czerwca, 2021 o 15:14
    Permalink

    Gratuluję bardzo dobrego artykułu. Skoro jesteśmy już na tak wysokim poziomie pozwolę sobie na kilka uwag:
    – przede wszystkim automatyczne tworzenie zamówień nie jest rozwiązaniem problemu zdefiniowanego na początku artykułu tj. braku odzwierciedlenia zapotrzebowań w zakładzie źródłowym: „Problem polegał na tym, że w wyniku planowania MRP tworzyły się zgłoszenia zapotrzebowania i na tym koniec”. Automatyczne tworzenie zamówień nie jest konieczne do takiej integracji łańcucha dostaw. Wystarczy w zgłoszeniu zapotrzebowania zdefiniować źródło dostawy – tutaj dostawca definiujący zakład dostarczający. To wystarczy, aby zapotrzebowania były widoczne w zakładzie produkcyjnym. Ten problem został rozwiązany niejako przy okazji uruchomienia automatycznego tworzenia zamówień (lista źródeł i rekord informacyjny)

    – bądźmy precyzyjni – utworzenie zamówienia na podstawie zgłoszenia zapotrzebowania to nie jest zatwierdzenie zgłoszenia. Zatwierdzenie występuje wtedy, gdy mamy skonfigurowaną strategię zatwierdzania i ktoś musi zgłoszenie sprawdzić przed jego dalszym procedowaniem.
    – kontynuując powyższą myśl – zgłoszenie zapotrzebowania nie wymaga zatwierdzania. Jeśli nie stosujemy strategii zatwierdzania, to nie musimy zatwierdzać zgłoszeń. Natomiast na pewno musimy je przekształcić w zamówienia. Zgłoszenie to tylko propozycja nabycia.

    – automatyczne tworzenie zamówień jest pożyteczną funkcjonalnością jednak jak każdy automat może być niebezpieczna. Wystarczy drobna nieścisłość w danych podstawowych MRP, aby system zaczął generować nieoczekiwane zamówienia. Przy takiej automatyzacji nikt tych zamówień już nie zweryfikuje.

    Jeszcze raz – świetny tekst!

    Odpowiedz
  • 7 czerwca, 2021 o 15:28
    Permalink

    Dziękuje bardzo za komentarz! Nic bardziej nie cieszy niż opinia Ikony SAP’a i idola, który można powiedzieć „mnie wychował”! To dla mnie zaszczyt! Piękne podsumowanie, które w kilku zdaniach daje pigułkę wiedzy streszczającą te zagadnienie. Dzięki jeszcze raz za postawienie kropki nad „i „. Naprawdę, szczerze dziękuje za przeczytanie i recenzje 🙂

    Odpowiedz

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *