SAP EWM relacja z wdrożenia, część III – czy było warto?
W poprzednim wpisie, będącym relacją z projektu wdrożenia SAP EWM, opisane zostały kluczowe problemy oraz obawy jakie miały miejsce zarówno w trakcie przygotowania tego przedsięwzięcia jak i w fazie go-live. Wydawać by się mogło, że największe wyzwanie będą stanowić aspekty czysto techniczne, czyli customizacja, opracowanie danych podstawowych, integracja urządzeń itp. Jednakże (co może wielu zdziwić) problemem numer 1 była postawa pracowników w stosunku do nowego systemu i problemy jakie z niej wynikały. Jak to już chyba w większości projektów bywa zabrakło czasu na szkolenia i „oswajanie ludzi z systemem”. Szkolenie wewnętrzne jako takie zostało przeprowadzone, nawet zostały potwierdzone pisemnie przez uczestników. W początkowym okresie pracy z nowym systemem wszystko wydawało się bardzo skomplikowane. Każdy oddałby wszystko aby móc powrócić do „starego, poczciwego SAP ERP”. Z biegiem czasu wszyscy nauczyli się jakoś radzić. Szybko zapomniano o „starym systemie” i o tym jak się z nim pracowało. Jednakże, w początkowej fazie używania EWM, wśród użytkowników powstał mit który głosił iż użytkowanie tego systemu jest skomplikowane i totalnie nieprzyjazne. Mit ten niestety pozostał po dziś dzień i nigdy nie było czasu na to by sprawdzić czy to prawda. W związku z tym (po kilkunastu miesiącach) postanowiłem cofnąć się nieco w czasie i przypomnieć niektórym jak to było kiedyś, i jak jest teraz.
Czego spodziewali się użytkownicy nowego systemu? Wedle naszych oczekiwań system miał wykonywać całą pracę za nas, miał gwarantować klarowność wglądu w zapasy, zautomatyzować procesy, pojawiały się nawet żarty, że będzie za nas sznurował buty. Przez kilka pierwszych miesięcy pojawiało się bardzo dużo błędów systemowych – ale uwaga!! 99% z nich powodowane były przez użytkownika, bądź wynikały z niepoprawnie zdefiniowanych danych podstawowych. Ograniczona wiedza użytkowników nie pozwalała na tak zwane „kombinowanie w systemie” więc każdy błąd powodował dosyć spore zamieszanie i czasem nawet chwilowy postój w pracy. Jeśli udało się tego uniknąć to z drugiej strony dochodziło do piętrzenia się materiałów i zleceń na strefie „do wyjaśnienia”. Ale widać było tutaj wielki pozytyw! W starym systemie użytkownik umiał tak kombinować, że wszystkie błędy były umiejętnie „podmiatane pod dywan”, a sytuacje kryzysowe rozwiązywano w sposób niekoniecznie poprawny. Np. brak materiału podczas kompletacji zlecenia, błyskawicznie tuszowano poprzez pobór zamiennika z innego miejsca składowania. Pracownik umiał przejść do transakcji LS24, następnie znaleźć odpowiedni materiał i go podebrać. Cel był jeden. Trzeba zapewnić ciągłość produkcji. Jednym słowem: „podbiorę z innego miejsca – a brak materiału wyjaśni ktoś następnym razem – 8 godzin i do domu 🙂 ” Teraz proszę wyobrazić sobie sytuację, w której ów pracownik nie wie jak wyświetlić zapasy w monitorze zarządzania magazynem. Został przeszkolony do obsługi skanera lub urządzenia „pick-by-voice”, ale nie do monitorowania zapasów. W takim przypadku niezgodność zostaje bardzo szybko wyjaśniona przez osobę bardziej doświadczoną, a pracownik kompletujący zlecenie może w między czasie kontynuować picking. Wszystko za sprawą kodów wyjątku. To jest właśnie pierwsza korzyść, której nie mieliśmy w SAP ERP. Nowy system dostarcza (w standardzie) możliwość zastosowania kodów wyjątku. Pozwalają one na zachowanie ciągłości pracy w sytuacjach kryzysowych. Mowa tu o sytuacjach gdzie np. w momencie kompletacji pracownik udaje się do miejsca wskazanego przez system i stwierdza, że nie ma dostatecznej ilości niezbędnej do kontynuacji poboru. W takim przypadku czy to na terminalu czy w urządzeniu pick-by-voice musi wybrać odpowiedni kod (lub powiedzieć odpowiednią komendę). System automatycznie porzuca to zadanie dla ilości całkowitej lub częściowej (w zależności od rodzaju użytego kodu) i w tle tworzy kolejne zadanie na pobór tego samego produktu z kolejnego miejsca składowania. Co się dzieje z tym miejscem, na którym występowała różnica? Miejsce to jest automatycznie blokowane dla wydania i umieszczania zapasów. Oczywiście można tak to skonfigurować aby cały zapas z tego miejsca został automatycznie przeksięgowany na lokalizację oznaczoną jako „różnice”. Dzięki bardzo rozwiniętemu monitorowi zarządzania magazynem (również dostarczonemu w standardzie SAP) pracownik odpowiedzialny za wyjaśnienia może monitorować wszelkiego rodzaju alerty, np. o wprowadzonych kodach wyjątku (czyli zablokowanych miejscach), zaległych zadaniach itd. Takie sytuacje zdarzają się kilka razy dziennie i są wyjaśniane bez potrzeby zatrzymywania procesu pickingu. Czy to jest dobre rozwiązanie? Oczywiście, że tak! Jednak zapominając o tym jak takie sytuacje były wyjaśniane w SAP ERP, pracownik ma prawo narzekać: „ciągle tylko blokują miejsca”, „ciągle muszę je sprawdzać”, „w starym systemie tego nie było”. To prawda! Nie było i dlatego było jeszcze gorzej – sterta kartek i materiałów do wyjaśnienia, które znajdowały się fizycznie w jednym obszarze ale systemowo gdzieś na miejscach składowania w magazynie. Każdy biegał, szukał, potwierdzał, że pobierał materiał, którego tak naprawdę tam nie było. Jak miał niezgodność to biegał na strefę do wyjaśnienia z nadzieją, że może akurat tam odnajdzie się zguba. O takich rzeczach szybko się zapomina. Trzeba przyznać, że SAP EWM uczy kultury pracy 🙂
Co dał nam EWM, jeśli chodzi o szukanie materiałów? System pozwolił na całkowite zmapowanie każdej fizycznej lokalizacji na magazynie. Problem w tym, że zawsze musi być jakieś „ale”. Pracownik, który nie czuje się pewnie we wspomnianym wcześniej „monitorze zarządzania magazynem” będzie narzekał: „zbyt dużo szukania”, „kodyfikacja jest mało przejrzysta i zbyt skomplikowana”, „w starym SAP było tylko kilka typów magazynu i proste do zapamiętania lokalizacje”. To również jest prawda. W starym SAP było tego mniej, ale czy to znaczy że było lepiej? Oto jest przykład. Pracownik nie może znaleźć zapasu w monitorze zarządzania magazynem. Ale w SAP ERP zapas jest widoczny na składzie zarządzanym przez EWM. Rozwiązanie jest tylko jedno „Zatrzymaj się na chwilę i spróbuj zrozumieć! Problem w tym, że nikt nie chce tego zrozumieć, tylko klikać na oślep i mówić, że EWM jest zły. Gdzie był błąd? Cytuje: Próbujesz wyświetlić zapas w magazynie ale system nic nie znajduje. Po prostu podczas wyświetlania zapasu odznacz opcję „wykluczanie zasobu” bo chcesz znaleźć zapas nie tylko w magazynie ale również na zasobach… i et voilà – zapas jest widoczny. Gdzie? Na widłach wózka widłowego. Dlaczego? bo właśnie przetwarzasz zadanie. Pobrałeś produkt ze źródłowego miejsca składowania i gdzie go odstawiłeś? Jeszcze nigdzie! Więc znajduje się na widłach!” – to jest dopiero dokładność EWM, więc i tutaj można znaleźć pozytyw tylko jak to mówią „punkt widzenia zależy od punktu siedzenia”. Jedyną rzeczą do jakiej można by się czepić jest problem przy czytaniu listy zadań magazynowych . Próba zrozumienia danych nie jest łatwa. Każde zadanie magazynowe to fizycznie pobór z miejsca A i odstawienie do miejsca B. W SAP ERP (w transakcji LT22, LT23, LT24 itp), dla jednego takiego zadania mamy jeden rekord (z miejscem źródłowym i docelowym). W EWM natomiast wpisy są dwa (pobór z miejsca A na zasób, następnie odłożenie z zasobu na miejsce B) i obydwa rekordy mają ten sam numer zadania magazynowego. To sprawia nieco problemów podczas sortowania czy sumowania raportów z tabel dla zadania magazynowego. Niby jest to błahostka, ale delikatnie utrudnia to interpretacje danych, zwłaszcza jeśli na ich podstawie chcemy przygotować np. statystyki wydajności magazynierów (widać to na poniższym obrazku).
Ale jak już jesteśmy przy statystykach to: jaki jest efekt kąpieli w oceanie danych? Bez potrzeby implementacji żadnych dodatków, czy bez konfigurowania funkcjonalności zarządzania pracą (Labor Management) jest możliwość uzyskania ogromnej ilości danych. Każde zlecenie magazynowe zawiera pole, w którym obliczany jest czas przetwarzania całego zlecenia (tzn. od momentu jego podjęcia do zeskanowania lokalizacji docelowej/wykonania czynności kończącej to zlecenie). Za pomocą standardowych filtrów layoutu ALV w monitorze magazynowym każdy jest w stanie obliczyć lub wykazać na wykresie średni czas wykonywania zlecenia, na pracownika magazynowego. Jeśli ów pracownik pracuje cały czas w systemie, to po exporcie do excela można zmierzyć ile procent z 8 godzin czasu pracy, faktycznie przetwarzał zlecenia. Oraz ile zajmuje mu średni czas poboru jednej pozycji – co wyraźnie pokazuje kto pracuje wolniej a kto szybciej. Po nałożeniu obydwu danych na siebie jesteśmy w stanie (+/-) określić ich wydajność, bo przecież pracować szybko nie zawsze znaczy wydajnie. Zapewne zawsze znajdzie się ktoś kto powie, przecież to jest Excel a nie SAP. To prawda, ale bez szczegółowych danych z SAP nie byli byśmy w stanie zobrazować danych jak niżej:
To jest potęga monitora zarządzania magazynem jaki SAP EWM dostarcza w standardzie. Ale jak to wygląda dokładnie? Monitor składa się z trzech sekcji:
- Sekcja menu z węzłami, które prowadzą do raportów oraz funkcji, (w SAP ERP wymagały używaniu kilkudziesięciu transakcji) (1)
- Sekcje główna-nadrzędna wyświetlanych obiektów (np. nagłówki dokumentów, miejsc składowania, zleceń, zadań) (2)
- Sekcja podrzędna, która wyświetla szczegóły pozycji sekcji wyższej (3)
Wygląda to tak samo jak na poniższym obrazku:
Z poziomu tylko tej jednej transakcji można obsłużyć większość procesów na magazynie. W SAP ERP wymagało to znajomości wielu transakcji. Poza tym bardzo łatwo można przełączać pomiędzy węzłami, a nawet jest możliwość powrotu do poprzednio wyświetlanego (tak jak w przeglądarce internetowej – za pomocą przycisku wstecz). W monitorze jest możliwość wyświetlania i wykonywania procesów w obrębie:
- dostaw wychodzących,
- dostaw przychodzących,
- Inwentaryzacji,
- stornowania, potwierdzania, przypisania zadań do zasobów
- Wyświetlania zapasów fizycznych oraz zapasów dostępnych, miejsc składowania, zmiany atrybutów miejsc składowania i zapasów, przeksięgowania zapasów (tworzenia zadań magazynowych ad-hoc), przeprowadzania zmian w obrębie HU, zarządzanie placem
- Zmiany danych podstawowych produktów (pojedynczo i masowo)
- Zarządzania zasobami
- Zarządzania alarmami (użyte kody wyjątku, zaległe zadania, dostawy itp.)
- Monitorowania kolejek qRFC
- Wyświetlania logów aplikacji
Jest tego tak mnóstwo, że można by o tym napisać książkę. A to wszystko dostępne jest w jednym miejscu. Zebrałem w jedną tabelę transakcje, które trzeba osobno wykorzystywać w ERP i których funkcje można z powodzeniem wykorzystać tylko w monitorze zarządzania magazynem EWM.
Kod | Opis transakcji |
VL32N | Zmiany dostawy przychodzącej |
VL33N | Wyświetlanie dostawy przychodzącej |
VL06I | Monitor dostawy przychodzącej |
LT0F | Tworzenie zlec. przeniesienia do dostawy |
LT0J | Tworzenie zlec. przeniesienia dla HU |
VL06IP | Tworzenie zlec. przeniesienia przez monitor dostaw przych. |
LT21 | Wyświetlanie zleceń przeniesienia |
LT22 | Wyświetlanie zleceń przeniesienia |
LT23 | Wyświetlanie zleceń przeniesienia |
LT24 | Wyświetlanie zleceń przeniesienia |
LT26 | Wyświetlanie zleceń przeniesienia |
LT27 | Wyświetlanie zleceń przeniesienia |
LT12 | Potwierdzanie zleceń przeniesienia |
LT11 | Potwierdzanie zleceń przeniesienia |
VL06IC | Potwierdzanie zleceń przeniesienia przez monitor dostaw przych. |
LT15 | Stornowanie zlecenia przeniesienia |
LT16 | Stornowanie dla jedn. Składowania |
VL09 | Storno przyjęcia materiałów |
LS03N | Wyświetlanie miejsca składowania |
LS02N | Zmiana miejsca składowania |
MM02 | Zmiana danych podstawowych materiału |
MM03 | Wyświetlanie danych podstawowych materiału |
LS04 | Puste miejsca składowania |
LX01 | Lista pusthych miejsc składowania w nagłych przypadkach |
LX03 | Raport statusu miejsc składowania |
LX04 | Wykorzystanie pojemności |
LX29 | Lista informacyjna stałych miejsc składowania |
LS24 | Zapasy miejsca składowania dla materiału |
LS26 | Zapasy ogółem dla materiału |
LS06 | Blokowanie miejsc składowania zbiorczo |
LS08 | Blokowanie miejsc składowania według przejść |
LX05 | Blokowanie miejsc składowania w magazynie blokowym |
LS11 | Zbiorcza zmiana miejsc składowania |
LX17 | Lista różnic otwartych dokumentów inwentaryzacji |
LX18 | Statystyka różnica dla typu magazynu |
LX25 | Postęp inwentaryzacji |
LX35 | Wyświetlanie dokumentów inwentaryzacji z archiwum |
LX36 | Wyświetlanie historii inwentrayzacji z archiwum |
VL02N | Zmiana dostawy wychodzącej |
VL03N | Wyświetlanie dostawy wychodzącej |
VL35 | Fale pobrania wg czasu dostawy |
VL35_S | Fale pobrania wg transportu |
VL35_ST | Fale pobrania wg transportu i czasu porównawczego |
VL06P | Fale pobrania poprzez monitor dostawy wychodzącej |
LH01 | Opracowanie przypisania HU pobrania |
LH03 | Wyświetlanie przypisania HU pobrania |
VL06O | Monitor dostawy wychodzacej |
LX40 | Zapas materiałów w miejscu składowania produkcji |
LX41 | Analiza miejsca składowania na produkcji |
MM17 | Zbiorcza zmiana danych podstawowych materiałów |
To jest tylko 51 transakcji, które przyszły mi do głowy bez żadnej ściągi. Pewnie w rzeczywistości jest tego o wiele więcej i nawet nie zdążyłem jeszcze tego zauważyć bądź też nie pamiętam (szczegółowy opis funkcji można znaleźć tutaj w sekcji „monitor methods”). W każdym razie w SAP EWM wystarczy tylko znać jeden kod transakcji: /SCWM/MON. To samo mówi za siebie, czy jest lepiej, czy gorzej niż było w SAP ERP. Warto również wspomnieć o tym, że wspomniany monitor może zostać skonfigurowany w różny sposób dla różnych numerów magazynów za pomocą przewodnika konfiguracji SPRO. Natomiast z poziomu użytkownika końcowego można zdefiniować przedziały czasowe odświeżania danych wyświetlanych w oknie (lub je wstrzymać) a także zapisywać swoje własne warianty wyświetlania węzłów.
Czy w SAP ERP wyświetlane dane odświeżały się same? Tutaj tak się dzieje i to co minutę (minimum). Aż się prosi, żeby zamontować na magazynie wielki monitor lub TV na którym będą wyświetlane np. otwarte zadania magazynowe, lub postępy z aktualnie przeprowadzanej inwentaryzacji. Tak więc to jest kolejny pozytyw. Jedna transakcja (a właściwie kombajn) zamiast kilkudziesięciu innych.
Teraz kilka słów o inwentaryzacji rocznej. Warto tutaj wspomnieć o dedykowanym dla tego procesu węźle. W SAP ERP musieliśmy obsłużyć kilka transakcji, aby móc utworzyć dokument, następnie wprowadzać wyniki liczenia, wyświetlać postęp inwentaryzacji a później wyjaśniać różnice. O to co daje SAP EWM (a to tylko jedno lub dwa pstryknięcia):
Czyli mamy możliwość wyświetlenia % otwartych obiektów, które nie zostały przeliczone (ani nie mają aktywnej inwentaryzacji). Dodatkowo % i liczba obiektów, w których już się rozpoczęło liczenie (aktywowano inwentaryzację) oraz % zakończonych, z podziałem na obszary działań zdefiniowane jako obszary inwentaryzacji. Liczenie odbywa się na skanerach przez pracę sterowaną przez system. Do każdego obszaru inwentaryzacji przypisane są kolejki, które to z kolei przypisane są do odpowiednich grup zasobów. Czyli w zależności od tego na jakim zasobie zaloguje człowiek, takie dostanie miejsca/zapasy do przeliczania. Ale wracając do monitora. Z poziomu wspomnianego przed chwila węzła mamy możliwość natychmiastowego wyświetlenia różnic ilościowych i wartościowych z podziałem na obszary. Dzięki temu różnice te mogą zostać skorygowane jeszcze przed wyksięgowaniem ich do SAP ERP (IM).
Zalet samego tylko korzystania z monitora do zarządzania magazynem jest tak dużo, że jak zwykle pojawia się potrzeba rozbicia tekstu na kolejną część. Nie chciałbym tutaj zanudzać czytelników. Dlatego kontynuacja oceny wdrożenia EWM, ale tym razem z bardzo obiektywna opinią pracowników zostanie przedstawiona w kolejnej, ostatniej części. Zdradzę tylko, że wpadłem na pomysł przeprowadzenia anonimowej ankiety wśród użytkowników nowego systemu i właśnie w kolejnym wpisie poznacie jej wyniki. Wtedy obiektywnie będzie można stwierdzić czy pozytywna ocena systemu jest tylko i wyłącznie moim punktem widzenia czy tak samo widzą to też inni. Do następnego razu!