SAP EWM dla początkujących – rozwiązania EWM
Wielu przyszłych użytkowników systemu SAP EWM, zastanawia się nad tym czym on właściwie jest. Sam przez to przechodziłem. Cała organizacja drżała ze strachu przed nieznanym. Próbowałem szukać informacji w sieci i trzeba przyznać, że było ich mnóstwo. Problem jednak w tym, że żadna z nich nie potrafiła w sposób zrozumiały, wytłumaczyć z czym, my jako użytkownicy, będziemy mieli do czynienia. Dla przeciętnego pracownika firmy, nie posiadającego wiedzy na poziomie konsultanta SAP, wszelkie informacje na temat tego systemu brzmią jak przesłodzone slogany reklamowe. Druga sprawa to uboga dostępność informacji w języku polskim. Dlatego postanowiłem podjąć się wyzwania i tym wpisem rozpoczynam cykl artykułów o SAP EWM dla początkujących. W tej części spróbujemy znaleźć odpowiedź na pytanie: czym jest SAP EWM? Jak funkcjonuje? Co powoduje, że jest taki wyjątkowy i dlaczego specjaliści IT zalecają przejście z WM do jego następcy, czyli EWM?
Spis treści
Zarządzanie zapasami bez WM
Codziennym wyzwaniem zakładów posiadających magazyny jest sprawne zarządzanie zapasami oraz ciągłe doskonalenie procesów logistycznych. W końcu bezawaryjne funkcjonowanie łańcucha dostaw stanowi podstawę sukcesu organizacji. SAP jako firma, już w późnych latach 80 ubiegłego wieku rozpoczął pracę nad modułem ułatwiającym zarządzanie powierzchnią magazynową. Wcześniej firmy używające tylko moduł MM zarządzały zapasami na poziomie składu. Oznacza to, ze menadżerowie wiedzieli ile posiadają zapasu ale nie wiedzieli gdzie dokładnie on się znajduje. Znali więc ilość i wartość materiałów, które znajdowały się gdzieś w obrębie najniższej jednostki organizacyjnej modułu MM – składu. To tak jakby wiedzieć, że nasz ulubiony dżem dostępny jest w naszym mieście, w konkretnym markecie i żona wysyła nas na zakupy. Porównując tą sytuację do modułu MM otrzymalibyśmy wskazówkę, że mamy skierować się na dział: przetwory. Też mi wskazówka. A gdyby tak żona podała numer alejki/regału i jeszcze dokładną pozycję? Marzenie każdego faceta 🙂
Otóż spełnieniem tego marzenia jest właśnie moduł SAP WM (Warehouse Management), który został wprowadzony w 1993 roku, jako składnik kolejnej wersji systemu SAP (R/3). Dla tych, którzy nie łapią się w tych nazwach – dzisiejszy SAP ERP zwany również ECC jest kontynuacją wspomnianego R3. Po prostu wraz z kolejnymi ulepszeniami system zmieniał nazwę. Co prawda w poprzedniej wersji (R2) powstały już zalążki ówczesnej gospodarki magazynowej, jednak kompletny moduł WM został wprowadzony w R3.
Zarządzanie magazynem w module WM
Moduł gospodarki magazynowej był totalną rewolucją. Proszę wyobrazić sobie, jakie to otworzyło możliwości dla osób zarządzających zapasami. Z jednej, wielkiej niewiadomej, którą był skład, mieliśmy już możliwość odzwierciedlenia każdego miejsca składowania w systemie. Co prawda wciąż mogliśmy posiadać składy zarządzane tylko przez MM. Ale mogliśmy tak skonfigurować system aby niektóre z nich były zarządzane miejscami składowania i kwantami. Wystarczyło przypisać je do numeru magazynu, z którego rozgałęziała się dalsza struktura oraz zintegrować rodzaje ruchów pomiędzy modułami.
Wspomnianą rewolucję świetnie obrazuje poniższe zdjęcie:
Z punktu widzenia systemu wyglądałoby to mniej więcej tak:
Dzięki gospodarce magazynowej poza numerem magazynu mamy możliwość zdefiniowania typów magazynu, sekcji magazynowych i miejsc składowania. To z kolei pozwala śledzić materiał z dokładnością miejsca składowania, a także badać historię jego ruchów. Każde przesunięcie zapasu w obrębie elementów struktury modułu WM odbywa się za pośrednictwem dokumentu zwanego zlecenie przeniesienia. Posiadanie kilku typów magazynu, wraz z możliwością skonfigurowania specjalnych rodzajów ruchów, daje możliwość ustalenia odmiennych strategii poborów i umieszczania dla każdego z nich. Poza tym, typy magazynów mogą być inwentaryzowane na różne sposoby w zależności od konfiguracji.
Ogromną zaletą modułu WM jest możliwość kompletacji ze stałych miejsc składowania do których przypisuje się sztywno zdefiniowane materiały. Gdy zapasy na tych miejscach osiągną zdefiniowane przez nas minimum, następuje ich uzupełnienie z typów magazynu będących buforem. Warto też wspomnieć, iż moduł WM jest ściśle zintegrowany z PP i SD. Ogniwem łączącym PP i WM jest jednostka zwana „obszar zaopatrzenia produkcji” (przypisana do stanowiska roboczego w module produkcyjnym). Dla każdego obszaru zaopatrzenia produkcji tworzy się cykle sterowania zaopatrzeniem. Zdefiniowanie danych WM, we wspomnianym cyklu, otworzy nam furtkę do jak najbardziej optymalnego sposobu zasilania produkcji z magazynu.
Przez kolejne lata rozwoju producent SAP ERP wydawał rozszerzenia (dodatki) rozbudowujące funkcjonalności WM. Były to między innymi: zarządzanie placem (Yard Management), zarządzanie falami (Wave Management), zarządzanie zadaniami i zasobami (Task and Resource Management) i wiele innych. Jak to w życiu bywa, rozwój WM w systemie SAP ERP mocno wyhamował. Dlaczego? Ponieważ od 2005 roku cała uwaga i praca nad rozwojem zostały przelane na zupełnie nowy produkt SAP, który nie jest już częścią systemu SAP ERP (ECC).
Nowa Era – SAP EWM jako osobny produkt
W 2005 roku firma SAP wprowadziła zupełnie inne, bardziej zaawansowane narzędzie jakim jest SAP Extendeed Warehouse Management (EWM) i to jest bohater naszego tematu. Pamiętajcie, że jest to produkt oddzielny i alternatywny a nie zastępczy! Czyli mamy tutaj dwa różne systemy, które są niezależnie ulepszane. Mówiąc prościej: możemy używać „stary” SAP ERP i tam wciąż obsługiwać moduły stanowiące kręgosłup firmy (finansowe, kadrowe, sprzedaż, produkcję, gospodarkę materiałową), ale nic nie stoi na przeszkodzie aby magazyn obsługiwać na poziomie drugiego systemu – SAP EWM. Decyzja należy do osób odpowiedzialnych za procesy biznesowe w organizacji.
Firmy, które zdecydowały się na zakup EWM (jako oddzielnego produktu) mogą zatem posiadać kilka magazynów, z czego niektóre mogą być zarządzane przez moduł WM (w SAP ERP), a inne przez zdecentralizowany system SAP EWM. Zdecentralizowana instalacja systemu oznacza, że będzie on działał na osobnym serwerze i za pomocą odpowiedniego interfejsu będzie się komunikował z systemem ERP. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy wdraża się rozwiązanie EWM w oddziałach firmy, jeden po drugim. Po prostu część magazynów korzysta ze „starego” modułu magazynowego w SAP ERP a inne oddziały w tej samej organizacji mogą już posiadać EWM-kę. Taktyka wdrożeniowa zależy tutaj od polityki lub wymagań firmy. W takim przypadku logujemy do osobnego systemu i wykonując procesy magazynowe powodujemy zmiany w dokumentach, które za pomocą odpowiednich interfejsów komunikują się z SAP ERP. Dane podstawowe klientów, dostawców itd. są mapowane po stronie EWM jako biznes partner (za pomocą CIF – Core Interface) a dane podstawowe materiału jako dane produktu. Pomimo, że na diagramie tego nie ma to możemy się spotkać że dane klientów, parti itp. są przesyłane za pomocą interfejsu ALE/EDI do systemu EWM. Każdy ruch wpływający na zapasy w ERP musi odbyć się za pośrednictwem dostawy wychodzących/przychodzących komunikujących się z EWM za pośrednictwem interfejsu qRFC. Szczegółowo opisuje to poniższy obrazek:
SAP EWM w S/4 HANA
Teraz wyobraźmy sobie sytuację, w której wdrożyliśmy EWM jako oddzielny system. Posiadamy SAP ERP, który ogarnia wszystkie procesy poza magazynem, bo do tych drugich wykorzystujemy EWMkę. A nie można by tak mieć tego wszystkiego w jednym systemie? Otóż teraz już można!
W 2016 roku wprowadzono następcę systemu SAP ERP, którego nazwano S/4 HANA i do którego wbudowano już EWMkę w wersji podstawowej i nieco uszczuplonej (nie wymaga dodatkowej licencji) oraz w wersji rozszerzonej (za którą trzeba dodatkowo płacić). Decyzja na temat tego w którą stronę pójść, jest ciężkim orzechem do zgryzienia i chyba najczęstszym dylematem właścicieli firm. Pozostać przy starym ERP? Korzystać ze starego modułu WM? Można by taką opcję rozważyć gdyby nie to, że wraz z wprowadzeniem na rynek sytemu S/4 HANA ogłoszono datę końca wsparcia dla SAP ERP (na rok 2025). To z kolei spowodowało spore trzęsienie ziemi, będące zwiastunem wielkich zmian.
Często słyszę pytanie: „a nie można zostać ze starym ERP i zrezygnować ze wsparcia?”. To trochę tak jakby w firmie wrócić z Windowsa 10 na XP, lub z Office 365 na 2013. Aby zapewnić organizacji kompatybilność całej struktury IT i urządzeń, nadążając tym samym za duchem czasu, firmy muszą w końcu rozważyć migrację systemów. Nowszy produkt S/4 HANA zapewnia możliwość nadążenia za konkurencją i jest upchany bajerami, ale migracja systemu wcale nie jest rzeczą prostą. Przed projektem trzeba nauczyć się systemu oraz jego zmienionych struktur w tabelach w bazach danych. Jakby nie patrzeć to w końcu przeniesienie wszystkich obiektów biznesowych (danych podstawowych, transakcyjnych) z jednego systemu do drugiego. Trzeba to przeprowadzić w taki sposób, aby nie przyczynić się do postoju w działalności firmy. Na to wszystko potrzeba czasu i pieniędzy.
Czy rok 2025 oznacza koniec SAP ERP?
Do zakończenia wsparcia mamy jeszcze kilka lat. Dla przeciętnego człowieka kwestia kilku lat wydaje się sporym kawałkiem czasu, ale dla jednostki gospodarczej to jest dosłownie chwila. W związku z licznymi obawami klientów SAP, okres wsparcia dla produktu SAP ERP został przesunięty do roku 2027 (nota: 1648480 – Maintenance for SAP Business Suite 7 Software). Tak między nami, jestem ciekaw w jakim stopniu te obawy ustały. Dodatkowo producent stworzył również możliwość wydłużenia tego okresu za opłatą. Rozszerzenie asysty dotyczy jednak tylko podstawowych produktów aplikacji SAP Business Suite 7, w którego skład na szczęście wchodzi SAP ERP 6.0 ze wspomnianym modułem WM. Jednak to nie może trwać wiecznie, gdyż przedłużenie takowego wsparcia można wykonać maksymalnie do roku 2030.
Dylematy przed wdrożeniem EWM
I co robić dalej? Przypuśćmy że mamy zakupioną osobną EWMkę, która komunikuje się ze „starym” SAP ERP. Skoro ERP’a trzeba wymieniać na produkt z już wbudowaną EWMką to po co była ta cała szopka z wdrażaniem EWMki wcześniej? Przecież w S/4 HANA jest odpowiednik starej WM-ki, zwany Stock Room Management. Może trzeba było skorzystać z tej funkcjonalności? Problem w tym że wspomniany moduł nie obsługuje funkcjonalności Yard Management, Task and resource management i wiele innych, które mogliśmy obsłużyć jako dodatek do WM w ERP. Dodatkowo nie posiada żadnego developmentu co jest równoznaczne z tym, że aby wykonać jakiekolwiek zmiany trzeba będzie wprowadzać własne rozwiązania zetowe. Kolejnym ciosem jest brak wsparcia dla automatyki magazynowej (które posiada EWM). Moglibyśmy więc mieć moduł Stock Room Management, ale możemy go użyć tylko do bardzo ubogiej rejestracji zapasów na magazynie. Nic więcej. Matko z córką! Po co te komplikacje? Co powinniśmy wybrać? Zostać z SAP ERP i jego modułem WM? Mało korzystna opcja. A może zakupić SAP EWM jako oddzielny system i używać go razem z pozostałymi modułami w ERP? Również słabe rozwiązanie bo przecież ERP idzie do lamusa. A może jednak przejść na S/4 HANA? W tym produkcie jest już dostępna EWM-ka (w wersji podstawowej), więc po co kupować ją jako osobny produkt? Otóż w zestawie z S/4 HANA musielibyśmy dodatkowo płacić za EWM w wersji rozszerzonej.
Jak to napisał w świetnym artykule Dominik Tylczyński „dawniej był jeden system SAP i wybór był prostszy”. Gorąco polecam jako lekturę obowiązkową. Nawet jeśli już zdecydujemy jaki produkt wybrać do obsługi naszych procesów biznesowych, pozostaje dylemat czy wdrażać EWM w wersji zdecentralizowanej czy w Embedeed (wbudowanej w S/4 HANA).
Podsumowanie.
Podsumowując podkreślę, że EWM jest naprawdę przyszłościowym rozwiązaniem. Jeśli jesteś na początku drogi nauki SAP to nie ma już sensu wgryzać się w moduł WM poczciwego SAP ERP. Na forach dyskusyjnych kwestia dylematów dotyczących rozpoczęcia kariery w SAP powtarza się bardzo często. Ludzie pytają: jak zacząć? od jakiego modułu? który jest najbardziej przyszłościowy? Przyznam szczerze, że EWM jest tak rozbudowanym rozwiązaniem, że jak już się w niego zagłębisz to nigdy nie dobijesz do drugiego brzegu. Potrzeby logistyki stale się zmieniają i w dzisiejszych czasach już ciężko za nimi nadążyć. EWM jest przygotowana na integracje ze wszelkimi nowoczesnymi technologiami. Na rynek stale wchodzą kolejne rozwiązania np. w zakresie robotyki magazynowej, które są wspierane właśnie przez EWM. To jest bardzo dobry moment na wejście w ten świat i na jego studiowanie. Co prawda każda próba przeanalizowania i zrozumienia scenariuszy wdrożeniowych czy wersji produktu EWM może powodować zawroty głowy. Przyznam szczerze, że sam się w tym ciągle gubię. Spójrzcie sami na jedną przykładową zagwozdkę. Analizując EWM od strony technicznej zauważymy że zarówno w przypadku zdecentralizowanej czy wbudowanej EWMki, komunikacja między magazynem a pozostałymi modułami odbywa się za pomocą dostaw wychodzących i przychodzących. Czyli nawet w przypadku gdy nie posiadamy dwóch oddzielnych systemów to dostawa przychodząca i wychodząca jest obowiązkowym środkiem komunikacji między EWM a pozostałymi modułami. Można zaryzykować więc stwierdzeniem, że z technicznego punktu widzenia nawet EWMka wbudowana w S4 HANA jest zdecentralizowanym rozwiązaniem (choć nie jest). O tym można by naprawdę pisać książki albo i nawet zrobić doktorat, ale osobiście odradzam wszelkie próby zrozumienia tego na siłę. Najlepiej jest mieć pod ręką ściągawkę, która może się przydać przed rekrutacją. Polecam zapoznać się ze świetnym dokumentem PDF autorstwa Vijay kumar, naprawdę rzetelne porównanie rozwiązań SAP w pigułce: SAP Warehouse Management versions.
Przyznam się szczerze, że prace nad tym wpisem zacząłem dwa lata temu. Ciągle nie miałem weny ani czasu by go zakończyć. Powoli dochodzimy do momentu końca wsparcia SAP ERP (jeszcze niedawno to był odległy termin, ale nie dziś). Poza tym patrząc na tempo rozwoju rozwiązań SAP wystraszyłem się, że nie zdążę z publikacją bo wejdzie na rynek wersja SAP S5 HANA ;). To tyle mianem wstępu i do następnego razu, kolejne wpisy będą bardziej praktyczne.